Initiatiefnemers: B. den Ridder (DSMH/DSRD), N. van den Berg (Hoofd Bedrijfsondersteuning), W. Kleine (Specialist Integraal Risicomanagement)

Dit praktijkvoorbeeld betreft hoofdstuk 2, 3 en 4 in het convenant Medische Technologie

SBK Winterswijk

Doel
Het doel van het traject is om de kwaliteit en de veiligheid van het gebruik van medische disposables in de patiëntenzorg te borgen. Hiervoor is zowel de inrichting en rol van de Materiaal Advies Commissie (MAC) als de aanschafprocedure voor medische disposables aangepast.

Aanpak
Tegelijk met de nieuwe inrichting van de MAC is de aanschafprocedure voor disposables aangepast.

De aanschaf van een nieuw type disposable brengt in de meeste gevallen ook proceswijzigingen in de zorg met zich mee. Met behulp van een innovatieverzoek zet de teammanager van de afdeling onder andere de impact van de productwijziging op papier. Aan de hand van het innovatieverzoek beoordeelt de Specialist Integraal Risicomanagement of een aanvullende risicoanalyse gewenst is voor de desbetreffende productwijziging. IAls het innovatieverzoek is goedgekeurd en de eventuele aanvullende risicoanalyse is afgerond, zet de teammanager in samenwerking met de productgroepeigenaar de eisen waaraan het product moet voldoen op papier. Aan de hand van dit Programma van Eisen (PvE) kan inkoop, in overleg met de afdeling, het juiste product aanschaffen.

Wanneer het product het SKB binnen is, komt de productgroepeigenaar nog een laatste keer in actie om volgens een vast format een acceptatiecontrole uit te voeren. Tijdens deze acceptatie wordt bijvoorbeeld gekeken of de juiste personen geïnformeerd zijn, de training afgerond is, de opslag geregeld is, enzovoorts. Kortom, of het product veilig ingezet kan worden in de patiëntenzorg.

De assortimentscoördinator wordt ingeschakeld wanneer er geen producten zijn te vinden die voldoen aan de vastgestelde eisen (PvE), of wanneer een product niet voldoet aan de acceptatiecontrole. In deze gevallen zal de assortimentscoördinator samen met de productgroepeigenaar bekijken of aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn voor veilige inzet in de zorg, of zullen zij wanneer nodig samen besluiten dat de inzet van het nieuwe disposable niet door kan gaan.

Borging
De deskundige steriele medische hulpmiddelen (DSMH) was binnen het SKB verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging op steriele medische hulpmiddelen, maar heeft er bij de start van dit traject een verantwoordelijkheid bij gekregen. Als assortimentscoördinator, is zij ook verantwoordelijk geworden voor het proces van kwaliteitsborging op de medische disposables. De ziekenhuisbrede 'materiaal advies commissie' (MAC), die eerder nog heel inhoudelijk en reactief werkte, fungeert nu vooral als beleidsbepaler en als toezichthouder op het kwaliteitssysteem. De MAC beoordeelt dus niet alle productaanvragen meer inhoudelijk, maar overziet het gehele proces. Voor elke aanvraag controleert zij of alle stappen volledig doorlopen zijn en of ze passen binnen de gestelde kaders en het vastgestelde beleid. De MAC wordt voorgezeten door de assortimentscoördinator, en is verder gevuld met functionarissen uit het management, inkoop, logistiek, en verschillende deskundigen zoals deskundige infectiepreventie, biomedisch technoloog en DSMH. Naast het toezicht op het aanschaf en introductietraject, bespreekt de MAC ook interne en/of externe trends in incidenten met betrekking tot disposables. Ook wordt de commissie op de hoogte gebracht van de voor hun domein relevante uitkomsten van zowel audits als veiligheidsrondes en houdt de commissie in de gaten of het beleid moet worden aangepast op eventueel veranderende regelgeving.

Om zowel de inhoudelijke kennis over de producten als de betrokkenheid met de zorg te waarborgen, zijn er aanvullend zes productgroepeigenaren aangesloten bij de MAC. Iedere productgroepeigenaar is het aanspreekpunt voor een deel van het ziekenhuisbrede assortiment en werkt daardoor afdelingsoverstijgend. De zes productgroepen zijn:

• ‘algemeen verpleegkundig’,
• ‘diagnostiek’,
• ‘OK en disposable instrumentarium’,
• ‘toebehoren van apparatuur’,
• ‘wondzorg’ en
• ‘continentiezorg’.

Resultaten
In het SKB is ervoor gekozen om de aanschafprocedure voor nieuwe medische hulpmiddelen in hoofdlijnen voor alle verschillende domeinen zoals bijvoorbeeld medische apparatuur, instrumentarium en disposables gelijk te trekken. Door te werken met een gelijke procesgang en gelijke formats voor formulieren (innovatieverzoek, PvE, acceptatieformulier) is de procedure snel begrijpbaar en herkenbaar voor de medewerkers in de zorg en het management.

Contact:
SKB Winterswijk, B. den Ridder (DSMH/DSRD)