Dit praktijkvoorbeeld betreft het volgende artikel in het convenant MT en andere referenties:
Hoofdstuk 3, “Invoeringsfase van medische technologieën en medische hulpmiddelen” en hoofdstuk 4, “Gebruiksfase: toepassing en onderhoud van medische hulpmiddelen” met name voor wat betreft leveranciersbeoordelingen en contractmanagement.

Initiatiefnemers: Nij Smellinghe

Doel
Een goed georganiseerd inkooptraject én nazorgtraject voor elke aanschaf van een medisch hulpmiddel.

Aanleiding initiatief
Er zijn veel soorten en variëteiten medische hulpmiddelen. Elk nieuw ingevoerd medisch hulpmiddel heeft een zekere invloed op het niveau van patiëntveiligheid en vereist dus een zorgvuldige behandeling.  Nij Smellinghe streeft naar een zo uniform mogelijke werkwijze voor de invoering van elk nieuw medisch hulpmiddel, ongeacht de aard en de risico klasse. Dat vereist de directe betrokkenheid van een “expert”, van de betrokken budgethouder en een inkoper.

Aanpak
In onze visie op inkoop van goederen en diensten, ligt de beslissing/verantwoordelijkheid bij de “betaler”/ budgethouder. Inkoop kan niet bepalen welke producten en diensten er worden afgenomen, de inkoper kan slechts adviseren, het inkoop traject begeleiden, en namens de budgethouder onderhandelen. Inkopen is een samenspel tussen de diverse gebruikers, de budget houder, de leveranciers en de afdeling inkoop. In onderstaand model wordt het inkoopproces weergegeven. In de linker overleg driehoek wordt de behoefte gespecificeerd, in de rechter wordt onderhandeld en gekocht.

De NIAZ, HKZ en NVZ stellen nadrukkelijk eisen aan:

• het aanschaf traject,
• de leveranciersbeoordeling,
• het contractmanagement.

Het Inkoop Overleg Model, is voor al deze zaken toepasbaar. Voor elke productgroep dient er een “Eigenaar” bekend te zijn. Bij de meeste productgroepen ligt de “Eigenaar” voor de hand, Bij sommige pakketten ligt dit lastiger omdat deze productgroepen afdeling overschrijdend zijn. Een lijst met productgroepen en bijbehorende eigenaren is daarom samengesteld.  Feitelijk betekent het eigenaarschap dat er geen inkoop beslissingen worden genomen zonder overleg en afstemming en dat contracten en leveranciers worden beoordeeld in overleg met de eigenaar. Als eigenaar spreek en beslis je namens je gehele achterban. De rol van de inkoper is in dit model vergelijkbaar met die van een P&O adviseur tijdens een sollicitatie proces. Hij begeleidt trajecten, zorgt voor de juiste procedures en houd het ziekenhuis belang in de gaten, maar beslist uiteindelijk niet. Het grote voordeel van het model is de eenvoud: het is transparant, schaalbaar, flexibel  en snel.

Uitvoerders/ betrokkenen

• Eigenaar                 
• Gebruiker                
• Inkoop                
• Leverancier            

Overige mogelijke betrokkenen

• MID                
• ICT                
• DSMH en/of ziekenhuishygiënist
• Medische staf            
• Overige adviseurs        
   

Borging
Voor een succesvolle uitvoering van dit inkoopmodel is het essentieel dat de betrokken expert/eigenaar tijdens het gehele proces overleg voert met zijn collega’s en achterban. Borging hiervan vindt plaats via de hiërarchische lijnen en door toetsing in het management team. Tevens wordt de procedure  intern periodiek geëvalueerd en ook door een onafhankelijk extern bureau getoetst.

Resultaten
Nij Smellinghe werkt al een aantal jaren volgens dit model. Alle aanschaf trajecten worden volgens dit principe uitgevoerd. Dit resulteert in snellere inkoop trajecten, die desondanks  niet inboeten op zorgvuldigheid en kwaliteit. Het zorgt voor een duidelijke structuur met heldere verantwoordelijkheden en het heeft projectmatig werken in de organisatie gestimuleerd. Verder is het van groot belang dat direct na en bij de behoeftevorming al de juiste personen aan tafel zitten. Hiermee liggen vaak alle mogelijkheden nog open, en is er nog niet teveel gespecificeerd. Geleerde lessen zijn: het eigenaarschap van een productgroep betekent voor de eigenaar een actieve en verantwoordelijke rol, waarin vaak over de grenzen van de eigen afdeling heen gekeken moet worden. Dit vereist de nodige leidinggevende, communicatieve en soms politieke vaardigheden van de eigenaar. Het is tijdens elk traject van belang de verantwoordelijkheden en rollen goed  te benoemen. Verder is gebleken dat het PRI’en nog niet zo eenvoudig is, hiervoor zijn alle inkopers en budgethouders inmiddels getrained.

In 2015 zullen we verder gaan met het standaardiseren en vereenvoudigen van het vastleggen van het inkoopproces en het digitaliseren van de inkoopdossiers.  En er wordt meer nadruk en aandacht besteed aan de risicoclassificatie van medische technologie, en dan met name van de verbruiksmaterialen.

Contact
Nij Smellinghe ziekenhuis
Folkert Brouwers MBA, directeur Bedrijf en Gebouwen
Jelle de Jonge MSc, Hoofd Logistiek en Inkoop