Als één van de eerste ziekenhuizen in Nederland heeft het HagaZiekenhuis een volledig gedigitaliseerd personeelssysteem: E-HRM. Medewerkers kunnen zelf ouderschapsverlof aanvragen, onkosten declareren en hun personeelsdossier inzien. Maar ook hun salarisopgave bekijken of het verslag van hun laatste jaargesprek. Een sterk staaltje samenwerken van en binnen de afdelingen Personeel & Organisatie (P&O) en Automatisering (I&A).

In een jaar tijd heeft de afdeling Personeel en Organisatie (P&O) de 31 belangrijkste P&O-processen ingevoerd in E-HRM, dat is gekoppeld aan SAP HCM (Human Capital Management). Leidinggevenden en medewerkers kunnen declaraties of een aanvraag voortaan zelf regelen. De Servicedesk P&O biedt ondersteuning als dat nodig is. In juli 2013 waren de eerste processen klaar waren voor gebruik: het indienen van declaraties en het verwerken van in- en uitdiensttredingen. Tot die tijd gebeurde alles nog met papieren formulieren en voerde P&O alle mutaties in voor de hele organisatie.

John Gunneweg, projectcoördinator Servicedesk P&O: “Dat we nu zo ver zijn is een mijlpaal. Maar klaar zijn we nooit: we zijn nog dagelijks bezig met het doorvoeren van kleine en grote verbeteringen. P&O biedt altijd direct ondersteuning bij incidenten en we leren van elke foutmelding. Ook organiseren we elk kwartaal een gebruikersoverleg, daar is iedere gebruiker van harte voor uitgenodigd. Samen kunnen we het systeem optimaliseren en de gebruikerswensen prioriteren.”

Registratie bij de bron

“De belangrijkste reden voor de digitalisering is het besluit van de organisatie om over te stappen naar registratie bij de bron”, aldus Diana Storm, manager Shared Service Centre HR. “Bovendien wil het HagaZiekenhuis een moderne werkgever zijn en daar horen digitalisering en innovatie bij. Het systeem zorgt ervoor dat elke aanvraag automatisch compleet is. Bepaalde vervolgstappen zijn pas mogelijk als alle benodigde documenten zijn geüpload. Pas als alles aanwezig is gaat de Servicedesk P&O ermee aan de slag en verwerkt de aanvraag tot bijvoorbeeld een (wijziging op de) arbeidsovereenkomst.”

“Het nieuwe systeem vraagt wel wat van leidinggevenden, zeker van degenen met grote teams. Het kost tijd om formulieren zelf in te vullen”, weet Diana. “Echter, binnen de kaders van de organisatiekeuzes hebben we er het beste uit gehaald. We hebben veel tijd geïnvesteerd om leidinggevenden met E-HRM te leren werken.”

Werkvoorbereider

Om de werkdruk voor leidinggevenden te verlichten is onder meer de werkvoorbereidersrol ingevoerd. John: “Dat houdt in dat bijvoorbeeld de afdelingssecretaresse kan inloggen als werkvoorbereider en alle benodigde velden alvast kan invullen en formulieren kan uploaden. De leidinggevende controleert alles en hoeft alleen nog maar akkoord te geven. Een groot voordeel van het systeem is dat een leidinggevende kan zien in welke fase een digitaal formulier zich bevindt en waar het eventueel op hangt. Bovendien krijgt hij een notificatie per e-mail zodra het hele proces afgerond is.”

Handig

“Voor de medewerker is E-HRM echt handig: deze kan zelf bijvoorbeeld een aanvraag voor het meerkeuze systeem arbeidsvoorwaarden doen (denk aan deelname fietsregeling), ouderschapsverlof aanvragen of kosten declareren. Dat laatste is trouwens het meest gebruikte onderdeel van E-HRM”, vertelt John. “Daarnaast kan de medewerker zijn salarisopgave digitaal inzien en aangeven dat hij deze per e-mail wil ontvangen. Dat lijkt misschien heel normaal, maar dat is in veel organisaties niet op die manier geregeld. Wij zijn het eerste ziekenhuis in Nederland dat een volledig E-HRM heeft en daar zijn wij trots op.”

Contactpersonen:

Diana Storm, manager Shared Service Center P&O
John Gunneweg, projectcoördinator Servicedesk P&O